Montag, 18. Februar 2019

Datengetriebene Retrospektiven (II)

FS

Es ist eine der Anekdoten die von nahezu jedem erzählt werden können, der in verschiedenen agil arbeitenden Unternehmen unterwegs gewesen ist. Irgendwann kommt ein Scrum-Team auf die Idee, auf Kanban umsteigen zu wollen. Natürlich geht das, die Teams sind ja selbst organisiert. Und kurz danach geht die Liefergeschwindigkeit drastisch in den Keller. Was ist da passiert und warum passiert das immer wieder?

Der typische Hintergrund einer solchen Verschlechterung ist ein populärer Irrtum: viele Teams (meisten die, die der Meinung sind, dass der Scrum Master der Einzige ist der sich für Methoden interessieren muss) halten Kanban für "Scrum ohne Sprints und ohne Meetings" und setzen es auch so um. Auf der linken Seite wird immer neue Arbeit aufs Board gehängt, wandert nach rechts und wird abgenommen.

Was in diesen Fällen verloren geht sind die Effekte wegen denen Scrum überhaupt erfunden wurde. Ohne Sprints ist es nicht offensichtlich wenn Arbeitspakete zu gross sind, ohne Retrospektiven wird das nicht als Problem adressiert, ohne Plannings findet kein Kleinschneiden der Aufgaben statt. Stauungen und Probleme sind nur dann sichtbar wenn sie auftreten und nicht rückverfolgbar. Es wird einfach irgendwie vor sich hingearbeitet, ohne Gedanken daran ob es vielleicht besser ginge.

Die Ironie dieser Geschichte - wenn Kanban richtig eingesetzt wird gibt es für diese Probleme eine Lösung. Sie besteht darin, Metriken zu erheben. Das ist mit einfachen Mitteln möglich, in der Regel reichen zu Beginn sogar die, die das Team ohnehin bereits benutzt: Stift und Papier. Wenn für jeden Tag zwischen Anfang und Ende der Umsetzung ein Punkt auf den Zettel gemacht wird hat man am Ende die wichtigste Zahl parat, die Durchlaufzeit oder Lead Time.

Bei Systemen in denen Arbeit durch mehrere Phasen geht kann auch das einfach dargestellt werden. Während der ersten Phase werden blaue Punkte gemacht, in der zweiten grüne, in der dritten blaue etc. Und noch eine weitere Information lässt sich durch farbliche Markierungen darstellen: wenn ein Arbeitsvorgang blockiert ist und nicht weitergehen kann, kann der Punkt Rot oder Rot umrandet sein.

Aus diesen Punktzahlen lässt sich auf unkomplizierte Weise Redebedarf ableiten. Sobald eine abgeschlossene Arbeit vom Board abgehängt wird werden die Punkte gezählt. Und ab einer vereinbarten Schwelle (z.B. ab 5 roten Punkten oder einer Gesamtmenge von 10 Punkten) sollte eine Retrospektive stattfinden in der besprochen werden kann was die Ursache für die Umsetzungsdauer oder die Blockade war.

Erfahrungsgemäss haben viele der von Scrum auf Kanban umgestiegenen Teams Probleme mit diesem Vorgehen, da es dazu führen kann, dass ähnlich viele oder sogar mehr Retrospektiven (und Planungsmeetings für die Umsetzung der dort vereinbarten Massnahmen) nötig sind als in Scrum. Das ist dann ein wunderbarer Anlass für ein Gespräch darüber, dass zu einem selbstorganisierten Team auch ein selbstorganisierter Verbesserungsprozess gehört.

Freitag, 15. Februar 2019

Being Agile is our favourite thing

FS
Ich weiss nicht ob ich sprachlos bin, begeistert oder erschüttert. Oder alles gleichzeitig.

Dienstag, 12. Februar 2019

Psychologische Sicherheit

FS
Bild: Pixabay / Jill111 - CC0 1.0

Zu den vermutlich am stärksten unterschätzten Voraussetzungen für agile Teams dürfte die Psychologische Sicherheit gehören, also die Gewissheit für Diskussionsbeiträge, Vermutungen und Fehler nicht angegriffen, gedemütigt oder bestraft zu werden. Häufig als "Psycho-Kram" verworfen stellt es einen Schlüsselfaktor für viele Elemente dar die für die Agilität wesentlich sind.

Wer sich wünscht, dass auch neue, innovative und disruptive Produktideen entstehen darf nicht alles Unbekannte von Anfang an abbügeln, wer will, dass die eigenen Mitarbeiter und Kollegen sich weiterentwickeln darf sich nicht über anfängliche Verständnisfragen lustig machen, wer möchte, dass aus Fehlern gelernt wird darf nicht jeden der sie macht an den Pranger stellen. Dort wo es doch geschieht werden die Menschen im Zweifel lieber schweigen als sich angreifbar zu machen. So weit, so klar.

Eine Kultur zuzulassen in der die genannten Verhaltensweisen nicht überhand nehmen ist trotzdem schwer, vor allem in Organisationen in denen über eine längere Zeit eine Fehlervermeidungs- oder sogar Fehlerbestrafungs-Kultur stattgefunden hat. Diese zu überwinden kann harte Arbeit an sich selbst erfordern - für die jeweiligen Vorgesetzten, für die Kollegen, aber auch für diejenigen selbst die eine Kultur der psychologischen Sicherheit für sich und andere einfordern.

Die Kehrseite einer solchen Kultur ist nämlich, dass Fragen, Probleme, Fehler und Herausforderungen deutlich häufiger ausgesprochen werden als vorher - und genau das ist auch der Sinn des Ganzen. Das gesamte Konstrukt der Sorgen-, Angst- und Schamfreiheit hat (aus Unternehmenssicht) den zentralen Zweck, dass Mißstände festgestellt, sachlich diskutiert und beseitigt werden können. Dessen muss man sich bewusst sein.

Dort wo an psychologischer Sicherheit gearbeitet wird kommt es daher mitunter zu ganz eigenen Leidensgemeinschaften: Managern die sich zurücknehmen müssen und Teammitgliedern die sich öffnen müssen. Beides erfordert zu Beginn Überwindung, beides führt hinaus aus der eigenen Komfortzone. Aber (und hier schliesst sich der Kreis) - beides wird um so einfacher je mehr psychologische Sicherheit vorhanden ist.

Donnerstag, 7. Februar 2019

Objektpermanenz

FS
Bild: Pexels / Janko Ferlic - CC0 1.0
Es ist eine der grossen und immer wiederkehrenden Diskussionen im Umfeld fast aller agilen Teams: sollte der aktuelle Arbeitsstand mit Post Its auf physischen Boards festgehalten werden oder doch eher in digitalen Task-Tools? Zwar ist im Zweifel immer das gute alte "kommt drauf an" die richtige Antwort, es gibt aber große Vorteile, die durch physische Boards ermöglicht werden. Der Gesamtblick auf das "Big Picture" wurde hier bereits erwähnt, er lässt sich aber noch weiter ausführen - er erzeugt etwas, das man Objektpermanenz nennt.

Hinter diesem Begriff verbirgt sich zunächst ein Phänomen der Kognitionspsychologie: sowohl menschliche Kleinkinder als auch die meisten Tiere können ein Objekt welches zeitweise aus dem eigenen Blickfeld verschwindet nicht als das Selbe wiedererkennen wenn es wieder auftaucht. Z.B. wird ein Hund der hinter einen Zaun läuft und auf dessen anderer Seite wieder auftaucht für ein zweites, vom ersten unabhängig existierendes Tier gehalten.

Während dieser einfache Zusammenhang (es ist der selbe Hund) schon von grösseren Kindern problemlos erkannt werden kann stellen abstraktere Zusammenhänge selbst erwachsene Menschen vor Probleme. Arbeits- oder Verarbeitungsprozesse in denen Liefergegenstände ihre Erscheinungsform ändern (z.B. Idee → Konzept → Coding → erratisches Systemverhalten) sind oft nicht mehr als zusammenhängend zu erkennen, wenn einzelne Zwischenstadien (z.B. der Code) sich der Sichtbarkeit oder dem eigenen Verständnis entziehen.

Die Folge dieses Phänomens ist der aus vielen Grossvohaben bekannte Effekt, dass an verschiedenen Stellen Arbeit "aus dem Nichts heraus" zu entstehen scheint, mit all den bekannten Auswirkungen auf Planbarkeit, Berechenbarkeit und Stabilität. Dass diese Arbeit in Wirklichkeit auf frühere Phasen zurückgeht ist durch Abstraktion und Erscheinungsform-Änderung nur noch schwer nachzuvollziehen.

Um alle Zwischenstadien eines Arbeitsvorgangs wieder als zusammengehörig erkennen zu können ist eine visuelle Darstellung hilfreich. In ihr können zusammenhängende Teile durch Farben oder Zeilen (oder beides) hervorgehoben werden, während die Be- oder Verarbeitungsfortschritte durch Phasen, bzw. Spalten dargestellt werden. Das Ergebnis - nichts anderes als ein Kanban-Board:


Auch hier könnte man natürlich überlegen ob digitale Lösungen nicht ähnlich gut darin wären Zusammenhänge aufzuzeigen. Auszuschliessen ist das nicht, es müsste aber ein erstaunlich breiter Bildschirm sein, der dafür eingesetzt würde. Sobald einzelne Phasen durch Scrollen oder durch Ausblenden unsichtbar werden wäre die Objektpermanenz nämlich erneut unterbrochen.

Montag, 4. Februar 2019

Visual Facilitation

FS
Ich versuche in meinen Workshops so viele Visualisierungen wie möglich unterzubringen. Die Erfahrung ist, dass die Informationen wesentlich besser aufgenommen und verinnerlicht werden wenn sie mit verschiedenen Sinnen aufgenommen werden. Das könnte dann so aussehen wie hier:




Natürlich sieht das bei mir bei weitem noch nicht so professionell aus wie in diesem Video, aber jeder braucht ja Bereiche in denen er noch besser werden kann.
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