Donnerstag, 17. Mai 2018

Decision Stories

FS
Bild: Pixabay / Qimono - CC0 1.0
Eine der eher nervtötenden Tätigkeiten in Organisationen jeglicher Grösse ist das Nachvollziehen von Entscheidungen, die vor längerer Zeit getroffen worden sind. Selbst wenn alle Beteiligten noch immer anwesend sind kann es zu einer echten Herausforderung werden rückwirkend zu klären warum und unter welchen Bedingungen ein Beschluss gefasst wurde. Grundsätzlich ist das erklärbar, gerade in einem agil arbeitenden Umfeld sind Entscheidungen so häufig nötig, dass der Einzelfall in der Erinnerung verschwimmt. Man muss also dokumentieren. Und damit beginnen weitere Probleme.

Im besten Fall wird die Entscheidung im Rahmen eines Meeting-Protokolls festgehalten. Diese sind in der Regel knapp gehalten und Ergebnis-orientiert, was dann so aussehen kann (angelehnt an einen echten Fall):
Man sieht - die Entscheidung ist festgehalten, es sind auch die an der Diskussion beteiligten Personen genannt und es wird sogar auf die besprochenen Them eingegangen. Trotzdem ist im Rückblick völlig schleierhaft was letztendlich den Ausschlag für eine Option gegeben hat. Und wie gesagt, das ist noch ein gutes Beispiel. Schlimmer sind Fliesstexte, die häufig so aussehen:
Die Ausschreibung erfolgte unter den im Vergabeportal registrierten Preferred Suppliern mit Fristende auf dem letzten Tag von Q4. Basierend auf den in der Evaluierungsphase gesammelten Kriterien (vergleiche Kriterienkatalog PA30005 in der Version vom 26.11. und Procurementrichtlinie ITBesT28, Version 32.05) konnte die Auswahl auf drei Bieter eingeengt werden (siehe Entscheidungsvorlage Bieter Q4 final mit Aufschlüsselung auf die 49 als relevant identifizierten Schlüsselkriterien). Basierend auf der im Vergleich höheren Fach- und Branchenexpertise der QWERT AG und im Hinblick auf zu erwartende Synergieeffekte mit dem vom selben Bieter unterstützten Oktopus-Projekt konne in einem ersten Pitch der postive erste Eindruck bestätigt werden ...
Und so kann es über mehrere Seiten weitergehen. Schwer zu lesen, schwer zu ertragen und schwer nachzuvollziehen. Letztendlich wird die Entscheidung hier eher verschleiert als nachvollziehbar gemacht. So sollte es also nicht sein. Aber wie dann?

Eine bessere Möglichkeit die in den letzten Tagen durch meinen Newsfeed gerauscht ist greift die Idee hinter der User Story und der Vision auf und überträgt sie: wenige, in verständlicher Sprache verfasste Sätze fassen sowohl die Entscheidung als auch die dazugehörenden Kontextinformationen zusammen. Ein Beispiel:
Basierend auf der Annahme, dass der Personalbestand weiterhin um 10 % pro Quartal wächst wird die angemietete Bürofläche um 500 m2 erweitert, um während des gesamten Folgejahres eine Co-Location mit 12 m2 je Mitarbeiter gewährleisten zu können. Ein Plan-Ist-Abgleich findet einal pro Quartal statt, um ggf. Anpassungen der Flächengrösse vornehmen zu können.
Sechs Informationen sind hier enthalten: zugrundeliegende Hypothese, abgeleitete Massnahme, erwarteter Mehrwert, Prüfkriterien, Überprüfungsintervall und mögliche Korrekturmassnahme. Eine auf diese Weise dokumentierte Massnahme ist jederzeit nachvollziehbar, validierbar und bei Bedarf korrigierbar, ohne dass gross diskutiert oder überlegt werden müsste. Würden Entscheidungen durchgehend nach diesem Format dokumentiert würden die Unklarheiten deutlich abnehmen.Und falls das Ding einen Namen braucht - analog zur User Story würde sich die Decision Story anbieten.
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