Montag, 18. März 2019

Die sechs (nicht fünf) Phasen einer Retrospektive

FS
Bild: Pixabay / Inspired Images - CC0 1.0
Beim Neuaufsetzen eines Scrum-, Kanban- oder XP-Teams ist es eine der immer wiederkehrenden Fragen: wie werden die Retrospektiven, KVP-Meetings oder Kaizen-Events aufgesetzt in denen das bisherige Vorgehen unter die Lupe genommen, hinterfragt und gegebenenfalls angepasst wird? Vor allem im Fall von Teams in denen der neue Scrum Master (bzw. der Facilitator, Flow Manager, etc.) selbst keine Erfahrungen in der Rolle hat kann es helfen diese Frage zu beantworten indem am Anfang auf eine bewährte Struktur zurückgegriffen wird.

Gute Erfahrungen gibt es vor allem mit einem Phasen-Modell, in dessen Rahmen in verschiedenen Arbeitsschritten verschiedene Tätigkeiten ausgeübt werden. häufig werden in diesem Zusammenhang fünf derartige Phasen genannt, zu empfehlen sind aber eine mehr, also sechs. Welche davon häufig vergessen wird wird später in diesem Text noch beleuchtet, zuerst geht es aber darum die ersten fünf kurz zu erklären. Es sind: Setting the stage, Gathering data, Generating insights, Deciding what to do, Closing (zahlreiche Beispiele für diese Phasen finden sich auf Retromat.org).

Setting the stage könnte man auch als Einleitung oder Ankommen bezeichnen. In der einfachsten Form kann das nur die Abfrage sein mit welcher Stimmung die Teilnehmer in das Meeting gehen, in komplexeren Settings kann schon ein thematischer Schwerpunkt gefunden oder ein Ventil für Frust und Freude geschaffen werden. Ein nicht zu unterschätzender sekundärer Effekt sollte es sein, symbolisch eine Unterbrechung des Arbeitsalltags vorzunehmen.

Gathering data ist als zweite Phase praktisch selbsterklärend - es geht darum die Datenbasis für das weitere Vorgehen zu schaffen. Sehr häufig ist die Unterteilung der Wand in Sektionen (z.B. start doing, keep doing, stop doing), verbunden mit der Aufforderung entsprechende Themen auf Post-Its daranzuhängen. Andere Durchführungen können Brainstormings sein, Design Thinking-Events oder Self Assessments.

Generating insights besteht fast ausschliesslich aus der Diskussion der vorher gesammelten Themen, ob in Gruppen, als Lean Coffee, Fishbowl oder in anderen Formaten. Vorgeschaltet ist oft ein Clustern zusammenhängender Themengebiete und eine Priorisierung der Themen, bzw. Themencluster. Gegebenenfalls kann es hier schon starkte Überlappungen mit der nächsten Phase geben, in der aus den Diskussionen Massnahmen abgeleitet werden.

Deciding what to do ist genau das, das Erarbeiten von Massnahmen. Welche das sind ist natürlich hochgradig Einzelfallabhängig, es gibt aber Kriterien, die bei der Formulierung hilfreich sein können: die Massnahmen sollten in nächster Zeit umsetzbar sein, sie sollten vom Team selbst umgesetzt werden können und sie sollten validierbar sein, es muss sich also überprüfen lassen ob sie erfolgreich waren.

Closing bildet gewissermassen zusammen mit dem Setting the Stage die Klammer um die Retrospektive. Auch hier wäre eine Stimmungsabfrage die einfachste Form, es ist aber auch eine "Retrospektive der Retrospektive" möglich um zu bewerten wie gut das Meeting gelaufen ist. Eine andere Form wäre das Einstimmen auf bevorstehende Herausforderungen.

Soweit die weit verbreiteten fünf Phasen. Dass die sechste relativ selten ist, ist an sich bereits bezeichnend, es handelt sich nämlich um das Inspecting the last retro's action Items, also um das Überprüfen der beim letzten mal beschlossenen Massnahmen auf Erfolg. Wie wenn nicht so soll ein Inspect and Adapt stattfinden? Und sinnigerweise sollte das auch relativ früh stattfinden. Ein zu empfehlender Ablauf einer Retrospektive wäre demnach:

Setting the stage, Inspecting last retro's action Items, Gathering data, Generating insights, Deciding what to do, Closing
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