Donnerstag, 6. Mai 2021

Praxisbeispiel: Lean Management im Impfzentrum

Bild: Unsplash / Mufid Manjun - CC0 1.0

Dass Lean Management keineswegs nur für die Optimierung von Fabriken geeignet ist dürfte sich schon länger herumgesprochen haben, nach einfach nachvollziehbaren Beispielen dafür musste man aber etwas suchen - bis jetzt. Mitten in der Corona-Pandemie ist es gelungen mit diesem Vorgehen eine der Einrichtungen zu optimieren die im Augenblick im absoluten Mittelpunkt des öffentlichen Interesses stehen: ein Impfzentrum.


Eine kurze Rückblende. Bis Mitte April waren alle Berichte über das Impfzentrum des Rhein-Kreises Neuss eher negativ. Lange Warteschlangen und bürokratische Prozesse sorgten für Unwillen unter den Bürgern die sich für ihre Impfung im kalten Wetter anstehen mussten und angesichts der dort aufgestauten Menschenmengen einem erhöhten Ansteckungsrisiko ausgesetzt waren. Das einzig Gute an diesen Missständen: die Notwendigkeit von Verbesserungen wurde durch sie offensichtlich.


An dieser Stelle kam das sprichwörtliche Glück im Unglück ins Spiel. Unter den freiwilligen Helfern befand sich auch der Lean-Experte Andreas Syska, der ab März mit der Optimierung der Abläufe betraut war. Aus seinem ersten Bericht kann man entnehmen welche Praktiken nach und nach eingeführt wurden: Wertstrommapping, Line Balancing, Verschwendungsanalyse, Kreidekreis, Standardisierte Arbeitsprozesse und bessere Visualisierung.


Die Ergebnisse dieser Massnahmen werden jedem bekannt vorkommen der schon einmal mit der Optimierung von Produktions- und Geschäftsprozessen befasst war. Flaschenhälse wurden erweitert, Rückstaus aufgelöst, Laufwege selbsterklärend gestaltet und unnötige oder redundante Abläufe abgeschafft. Bereits Ende April gehörte das Impfzentrum dadurch zu den effektivsten in Deutschland. Einen kleinen Einblick gibt dieses Video:



Überhaupt scheint das Impfzentrum des Rhein-Kreises für Innovationen grundsätzlich sehr aufgeschlossen zu sein. So gehörte es zu den ersten die es impfwilligen Personen ermöglichten per SMS über Impfstoff-Restposten informiert zu werden um sich selbst als Nachrücker anzubieten. Letztendlich nichts anderes als eine Kombination aus Digitalisierung und Pull-Prinzip. Und für noch mehr Beschleunigung sind mobile Impfteams unterwegs.


Das Beispiel aus Neuss zeigt sehr gut zu welchen Effektivitätssprüngen selbst öffentliche Einrichtungen in der Lage sind wenn sie sich auf moderne Management-Methoden einlassen. Und neben den geimpften Bürgern profitieren auch die deutschen Agile- und Lean-Coaches, die jetzt über ein weiteres plakatives Beispiel verfügen um die Vorteile ihrer Ansätze für jeden nachvollziehbar zu erklären

Montag, 3. Mai 2021

Das Remote-Produktivitäts-Paradox

Startup Stock Photos/Eric Bailey - CC0 1.0

Was die Auswirkungen von vermehrter oder sogar vollständiger Heimarbeit auf die Produktivität eines Unternehmens sind ist ein umstrittenes Thema. Bedingt durch die Vielzahl der verschiedenen einwirkenden Faktoren ist es schwer möglich zu sagen welche Effekte auf den Arbeitsort zurückgehen und welche auf begleitende Umstände wie z.B. die Corona-Pandemie 2020/2021. Praktisch alle Studien sind daher mit Vorsicht zu lesen.


Was wissenschaftliche Untersuchungen auch in diesem Umfeld können ist aber das Aufzeigen von Auffälligkeiten und scheinbaren Inkonsistenzen in den gesammelten Daten, die die Ausgangslage für weitere Nachforschungen bilden können. Ein aktueller derartiger Fall ist eine Metastudie der Deutschen Bank, deren Verfasser auf etwas gestossen sind das sie das "Produktivitäts-Paradox" nennen - obwohl sich die Angestellten im Home Office produktiv fühlen geht aus der Sicht ihrer Firmen die Produktivität im Vergleich zur Präsenzarbeit zurück.


Die Ursache für diese Diskrepanz dürfte erst mit weiteren Studien zu erklären sein, bis diese verfügbar sind lassen sich aber zumindest anhand anekdotischer Evidenz erklärende Hypothesen formulieren. Eine die ich aufgrund der Erfahrungen in mehreren Firmen für vielversprechend halte ist dabei diese: die unterschiedliche Wahrnehmung der Heimarbeits-Produktivität durch Angestelle und Firmen geht stark darauf zurück, dass die beiden Gruppen ein unterschiedliches Verständnis davon haben was Produktivität überhaupt ist.


Aus Angestellten-Perspektive wird Produktivität häufig gleichgesetzt mit der Menge an Zeit die für die Arbeit zur Verfügung steht. Da das Wegfallen der Abeitswege zum und im Büro (und umgekehrt die kurzen Wege in der eigenen Wohnung) dazu führen, dass mehr Zeit am Schreibtisch verbracht wird, kann sich das produktiver anfühlen. Verstärkt wird dieses dadurch, dass keine Kollegen im Raum sitzen von denen man von Aufgaben abgelenkt wird. Man hat nicht nur mehr Zeit, man erledigt auch mehr.


Auf der anderen Seite ist aus Firmensicht wichtiger, dass in der zur Verfügung stehenden Arbeitszeit nicht nur Aufgaben erledigt werden sondern auch ein Ergebnis erzielt wird. Dass die Angestellten ausreichend Zeit zum Arbeiten haben und viele Aufträge erledigen ist zwar wichtig, wenn dabei aber keine (oder zu wenige) Produkte erzeugt oder Geschäftsprozesse erledigt werden geht das am Ziel vorbei. Produktivität entspricht in dieser Perspektive dem effektiven Einsatz von Zeit und Mitteln.


Wie diese abweichenden Verständnisse in der Realität entstehen können zeigt eine weitere Studie aus dem Jahr 2020: in 50 untersuchten IT-Teams führte die in der Corona-Pandemie eingeführte Heimarbeit dazu, dass zwar mehr Code geschrieben wurde (die Entwickler schafften es also viele Aufgaben zu erledigen), gleichzeitig war dieser aber in gesteigertem Ausmass fehlerhaft oder am Bedarf vorbei entwickelt (aus Firmensicht wurden also Zeit und Mittel ineffektiv genutzt).


Was die Verfasser als Ursache ausmachten würde auch ich aus meiner Erfahrung bestätigen: gerade das was aus individueller Perspektive als produktiver empfunden werden kann (vereinfacht gesagt: mehr Zeit alleine vor dem Computer) führt aus systemischer Perspektive dazu, dass die Produktivität zurückgeht, da informeller oder impliziter Informationsaustausch, spontane Reviews, Pair Programming und ähnliche effektivitätsfördernde Praktiken zurückgehen und nur schwer wieder zu etablieren sind.


Wie oben gesagt, verlässliche Daten gibt es noch nicht, sowohl die Studien als auch meine Erfahrungen sind eher Indikatoren als fertige Erkenntnisse. Zumindest sind sie aber ein erster Erklär-Ansatz für das Remote-Produktivitäts-Paradox, also dafür dass sich manche Menschen im Homeoffice produktiver fühlen als sie sind.