Montag, 22. Juni 2020

Das Problem mit Jira, Trello, Leankit & Co

FS
Bild: Wikimedia Commons / Hunini - CC BY-SA 4.0
Wenn man Teil eines durchgängig aus dem Homeoffice arbeitenden agilen Projekts ist, ist es in den meisten Fällen nicht mehr die Frage ob man eines der zahlreichen digitalen Arbeitsmanagement-Tools benutzt, es geht nur noch darum welches - Jira, Trello, Leankit, Octane, den Teams Planner oder eines der eher unbekannten Nischen-Tools. Sie alle haben aber zwei Dinge gemeinsam: sie verändern die Art wie wir Arbeit (und Arbeits-Management) wahrnehmen und sie bringen eigene Prozessabläufe mit sich die man zwangsläufig zu den eigenen machen muss. Man sollte ihnen daher mit Vorsicht und bewusstem Herangehen begegnen, immer mit der klassischen Coaching-Frage im Hinterkopf - was macht das mit mir?.

Die offensichtlichste Folge ist, dass die Sichtbarkeit der Arbeit abnimmt. während man vorher auf einer Wand den Überblick über alle wichtigen Informationen haben konnte (Sprint-Board, Burndown, Impediments, Personas, etc.) sind diese zwar immer noch da, allerdings verstreut über verschiedene Websites. Um von einer zur anderen zu wechseln muss man sich durch Tabs klicken oder Seitenabschnitte durchscrollen. Das Big Picture geht verloren.

Was ausserdem häufig unterschätzt wird: das physische Board ist unübersehbar präsent und erinnert an To Dos und Missstände, das digitale Board wird in der Regel nur während der Meetings aufgerufen und ist sonst unsichtbar. Und selbst wenn man es auf grossen Wandbildschirmen präsentiert sind die meisten Tools so aufgebaut, dass wichtige Informationen innerhalb der Tickets gespeichert werden und erst sichtbar werden wenn man diese separat öffnet.

Ein ebenfalls erst auf den zweiten Blick sichtbarer Effekt ist der, dass digitale Tools oft zu einer starken Aufblähung des Informationsumfangs führen. Jedes Ticket enthält eine Vielzahl von potentiell nutzbaren Freitextfeldern, Labels, Attachements und Verlinkungen, die zum einen ein schlechtes Gefühl erzeugen können wenn man sie frei lässt (→ Horror Vacui), zum anderen aber auch keine Obergrenze setzen, so dass in Summe aller Tickets eine nicht mehr aktuell zu haltende Umfangsmenge entstehen kann.

Offensichtlicher als die zuvor genannten Punkte ist das Phänomen, dass die Tools ihren Nutzern Prozesse aufzwingen (bzw. bisherige Prozesse nicht abbilden können). Häufig genannt wird z.B., dass Tickets sich immer nur einer Person zuordnen lassen, was im Widerspruch zu der verbreiteten Praktik des Pairings steht. Auch die Aufteilung von Arbeit/Anforderungen in mehr als drei Hierarchie-Ebenen (Epic, Story, Subtask) ist in praktisch keinem Tool möglich, selbst wenn der eigene Planungsansatz es eigentlich erfordern würde.

Was zuletzt fast immer unterschätzt wird ist der mit digitalen Tools verbundene Administrationsaufwand. Dieser umfasst nicht nur die Einrichtung und Berechtigung der Accounts (wobei alleine das schon erstaunlich arbeitsintensiv sein kann) sondern auch das Anlegen und Verwalten von Projekten, Boards, Filtern, etc. Ein verbreitetes Phänomen ist die Wahrnehmung dieser Aufgaben durch die Scrum Master, was einerseits verständlich ist (die Teams werden entlastet) auf der anderen Seite aber dazu führt, dass für seine eigentlichen Aufgaben weniger Zeit bleibt.

Wie zu Beginn gesagt, ganz wird man im Rahmen verteilter Arbeit nicht um die Nutzung digitaler Arbeitsmanagement-Tools herumkommen. Aufgrund der genannten Phänomene sind Teams und Unternehmen aber gut beraten wenn sie sich reflektiert und regelmässig mit der Frage auseinandersetzen welche Auswirkungen das auf ihre Arbeitsweisen hat. Dadurch kann zwar nicht verhindert werden, dass diese durch die Tools beeinflusst werden, man kann aber versuchen das in Bahnen zu lenken die nicht gegenläufig zum grundlegenden Zusammenarbeitsmodell sind.
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