Donnerstag, 3. August 2017

Make Rules Explicit

FS
Bild: Wikimedia Commons / Emon Khan - CC BY-SA 4.0
Manchmal ergeben sich die spannendsten Diskussionen dort wo man sie am wenigsten erwarten würde. Im Rahmen eines Kanban-Workshop bei einem Kunden gab es den größten Gesprächsbedarf zu dem Grundsatz, dass alle Regeln unzweideutig formuliert werden müssen. Eigentlich eine Selbstverständlichkeit - bevor eine Organisation ihre Prozesse optimieren kann müssen alle ihre Mitglieder das selbe Verständnis haben wie diese Prozesse überhaupt aussehen, sonst versuchen verschiedene Personen "in verschiedene Richtungen zu optimieren", was selten gut geht.

In diesem Fall ergab sich allerdings an dieser Stelle starker Widerspruch. Es wäre Best Practice und seit je her üblich, dass Regeln "hinreichend unscharf"formuliert sein müssten. Nur dadurch könne man sicher sein, im Zweifel nicht unnötig in der eigenen Entscheidungsfreiheit eingeengt zu werden. In der Vergangenheit habe es zwar immer wieder Versuche gegeben die Regeln zu verschärfen, das sei aber immer wieder an der Realität gescheitert. Damit jetzt wieder anzufangen wäre unnötig und kontraproduktiv.

Ein Blick in die firmeninternen Regelwerke zeigte deutlich was mit "hinreichend unscharf" gemeint war. Immer wieder tauchten Einschränkungen oder Verallgemeinerungen auf, wie etwa "so weit wie möglich", "falls machbar", den üblichen Standards entsprechend", "erfahrungsbasiert" oder "je nach Erfordernis". Letztendlich hätte man sich die kompletten Dokumente sparen können, unterschwellig zog sich durch alle die Aussage "jeder macht was er will und keiner fragt genau nach".

Nach längerer Diskussion schälte sich langsam die wirkliche Begründung dieses Zustands heraus. Ohne diese Relativierungen und Verallgemeinerungen wären die Vorgaben einfach nicht erfüllbar gewesen. An einer Stelle liefen sie beispielsweise darauf hinaus, dass die Übergabe neu programmierter Features an die nächste Abteilung erst erfolgen durfte wenn die Auswirkungen ihrer Integration in das Altsystem klar waren. Das Problem - Integrationstests fanden erst noch später in der Prozesskette statt, die Auswirkungen konnte also noch niemand wissen.

Das unzweideutig machen der Regeln (das dann doch beschlossen wurde) führte in diesem Fall zu der für viele schockierenden Erkenntnis, dass ein Großteil der eigenen Prozesse aufgrund ihrer eigenen Widersprüchlichkeit gar nicht funktionieren konnte. Als logischer nächster Schritt wurde ein Großteil davon gestichen, das übrigens gegen den erbitterten Widerstand des eigenen Qualitätsmanagements. Wie sich herausstellte hatte das seine Aufgabe vor allem darin gesehen den Teams immer härtere Auflagen aufzudrücken ohne sich um deren Umsetzbarkeit zu kümmern.

Dieses wildgewordene Qualitätsmanagement einzufangen ist jetzt die nächste große Herausforderung in diesem Unternehmen. Und dass man sie angeht (und damit einiges verbessert) wäre bei den alten, "hinreichend unscharfen" Formulierungen vermutlich nicht passiert. Das unzweideutig machen der Regeln hat sich bereits ausgezahlt.
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