Donnerstag, 9. Mai 2019

Retrospektiven-Ergebnisse

FS
Bild: Pexels / Elevate Digital - CC0 1.0
Egal ob man sie Retrospektiven nennt oder Lessons Learned-Meetings, Kaizen-Events, Schulterblick oder KVP-Sitzung, es sind derartige Veranstaltungen die den Kern aller ständigen Verbesserungsprozesse bilden und damit auch den Kern der Agilität. In ihnen können Beschlüsse und Massnahmen erarbeitet werden durch die der Inspect & Adapt-Prozess mit Leben gefüllt wird. Um in diesem Zusammenhang zielgerichtet vorgehen zu können empfiehlt sich ein näherer Blick: welche Arten von Ergebnistypen können hier entstehen?

1. Action Items

Der Retrospektiven-Klassiker. Was auch immer vom Team selber erledigt werden kann lässt sich als Massnahme beschliessen und mitnehmen. Wie das im Einzelfall aussieht kann sich von Fall zu Fall unterscheiden, es gibt aber good Practices: die Massnahmen sollten bis zur nächsten Retrospektive abschliessbar sein, es sollte eine Person für die Umsetzung (bzw. deren Koordination) verantwortlich sein und der damit verbundene Aufwand sollte in die Kapazitätsplanung einfliessen. Besonders das letzte klingt zwar selbstverständlich, wird aber häufig vergessen.

2. Anforderungen

Für die einen naheliegend, für die anderen nicht. Gehören Anforderungen nicht eher zur Planung als zum Lessons Learned? Im Prinzip ja, allerdings fallen sie auch im Planning oder Replenishment nicht vom Himmel. Irgendwo befindet sich ein vorgelagerter Schritt in dem sie initial erdacht werden, und der kann auch eine Retrospektive sein. Wenn hier z.B. beschlossen wird, dass ein Refactoring oder Monitoring Sinn macht, kann das in den Planungs- und Priorisierungsprozess einfliessen und auf diese Weise in die Umsetzung gegeben werden.

3. Apelle

Ein eher unschöner Ergebnistyp. Wenn sich ein Missstand ausserhalb der Einflusssphäre eines Teams befindet bleibt manchmal keine andere Möglichkeit übrig als einen Apell an denjenigen zu richten der zur Behebung in der Lage ist. An dieser Stelle liesse sich zwar kontrovers diskutieren ob ein Team das nicht alle Probleme selbst beheben kann an seiner Crossfunktionalität arbeiten müsste, im Moment des unmittelbaren betroffen Seins sind diese Überlegungen aber nicht hilfreich. Ein parallel zum Apell verfasstes Action Item zum Skillaufbau ist dagegen eine gute Idee.

4. Buffer / Slacktime

Frei nach Max Weber: auch das Unterlassen von etwas ist eine Massnahme. Dementsprechend kann es eine gute Idee sein einen Teil der eigenen Zeit bewusst nicht zu verplanen. Ob dieser dann als Reserve für ungeplante Arbeiten verwendet wird, für Überstundenabbau oder für Weiterbildung kann kurzfristig entschieden werden. Vor allem in hoch volatilen Umfeldern kann es sehr sinnvoll sein so vorzugehen, da es das Risiko versehentlicher Überplanung verringert und das Reaktionsvermögen erhöht.

Sicherlich existieren neben diesen vier noch weitere Retrospektiven-Ergebnistypen, die überwiegende Mehrzahl dürfte aber einem von ihnen zuzuordnen sein. Alleine sich über sie bewusst zu werden kann helfen. Sollte sich z.B. herausstellen, dass aus Retrospektiven fast ausschliesslich Apelle entstehen ist das in fast allen Fällen ein Indikator dafür, dass hier ein Problem existiert das angegangen werden sollte.
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