Steuerung langfristiger Vorhaben mit Kanban-Boards

Bild: Unsplah / Sebastien Bonneval - Lizenz

Im Gespräch mit einem Kollegen aus meiner Firma ergab sich die folgende Aufgabenstellung: eine Fachabteilung eines Kunden möchte agiler werden und in diesem Zusammenhang ihren Arbeitsfluss auf einem Kanban-Board visualisieren. Die Besonderheit dabei ist, dass darauf neben kurzfristigen auch langfristige Vorhaben abgebildet werden sollen, deren Erledigung Monate dauern kann. Der normalerweise in Scrum verwendete Board-Typ (To do/In Progress/Done) fällt damit weg, da die unterschiedlichen Durchlaufzeiten es sehr schwer überprüfbar machen würden, ob die Arbeit wie geplant vorangeht oder stillsteht. Überhaupt wäre eine Organisation nach Scrum schwierig, da die Begrenzung der Sprintlänge auf maximal vier Wochen nicht einzuhalten wäre. Eine alternative Vorgehensweise wäre die Darstellung als Kanban Workflow, etwa wie in dieser Form:


In diesem Vorgehensmodell wird der To do/In Progress/Done-Ablauf in mehreren Phasen wiederholt, wobei diese von links nach rechts immer kürzer werden. Die langfristige Vorarbeit könnte zum Beispiel die bereits im Vorjahr stattfindende Budgetplanung sein, die "kurz"fristige Vorarbeit wäre die im Vorquartal stattfindende Kommunikations- oder Schulungsphase, die Umsetzung wäre dann die eigentliche Arbeit, etwa das Rollout einer neuen Software oder das Rebranding einer Dienstleistung. Abhängig davon wie komplex und unberechenbar dieser Abschnitt ist könnte man in ihm sogar tatsächlich Scrum einsetzen, wobei es in diesem Fall sinnvoll wäre ihn auf einem zweiten Board mit höherem Detaillierungsgrad zu spiegeln. Als letztes ließe sich sogar ein Lessons Learned-Prozess mit abbilden, dessen Ergebnisse dann wieder auf der linken Seite ins Backlog einfließen könnten.

Natürlich ist dieser Entwurf zunächst nur einer auf relativ hohem Abstraktionslevel. Einige Aspekte fehlen noch und müssten ausgearbeitet werden, etwa die Visualisierung der Zuordnung von Aufgaben zu Personen oder Teams, oder auch die Kennzeichnung von Aufgaben die zu bestimmten Zeitpunkten erledigt sein müssen. Er ist auch nicht universell anwendbar, in manchen Fällen werden andere Vorgehensweisen mehr Sinn machen, beispielsweise die Benutzung von Story Maps oder anders konfigurierten Boards. In vielen Fällen wäre er aber ein erheblicher Beitrag zu mehr Transparenz und Übersicht - und mit Sicherheit wesentlich besser benutzbar als die immer noch weit verbreiteten Excel- oder MS Project-Monstrositäten.