Montag, 19. September 2022

Formale und informelle Organisation

Bild: Flickr / Justin Lynham - CC BY-NC 2.0

Wenn wir über die Ablauf-Organisation einer Firma oder Behörde reden, also über die Zuordnung, die Reihenfolge und die Regeln von Arbeitsvorgängen, dann ist es fast in jedem Fall so, dass es gleich zwei davon gibt. Zum einen die formale Organisation, die irgendwann mal offiziell beschlossen und in der offiziellen Dokumentation festgehalten wurde, zum anderen die informelle Organisation, die selbstorganisiert entstanden ist, nur inoffiziell besteht und die formale ergänzt und überlagert.


Dass diese informelle Organisation praktisch überall besteht ist durch die Unzulänglichkeiten oder Akzeptanzprobleme der jeweiligen formalen Organisation begründet. Manche Vorgaben sind nur schwer oder gar nicht umsetzbar, andere sind unnötig aufwändig, bei wieder anderen wurde nie kommuniziert welchem Zweck sie überhaupt dienen, nochmal andere dienen Zielen der oberen Hierarchie-Ebenen, die von den unteren nicht geteilt werden (z.B. einer Detail-Kontrolle oder einem Spar-Zwang).


Informelle Organisationen gleichen das aus indem sie durch inoffizielle Absprachen dafür sorgen, dass offizielle Prozess-Schritte (oder sogar ganze Prozesse) umgangen, übersprungen oder nur scheinbar erledigt werden, wodurch die Ergebnisse in der Regel schneller und einfacher zu Stande kommen. Das kann dort stattfinden wo die offiziellen Regelungen Lücken haben (was meistens zulässig ist), es kann aber auch offizielle Regeln verletzen, was hochproblematisch sein kann.


Um ein Beispiel zu nennen: bei einem Kunden war der formale Prozess zur Erteilung eines Systemzugriffs der, dass eine Aufnahme in eine Benutzergruppe beantragt werden musste, was dann von schlecht geschulten Angestellten eines externen Dienstleisters spät (und oft falsch) umgesetzt wurde. Der informelle Prozess war der, dass Kollegen mit Admin-Berechtigungen den individuellen Zugriff direkt im System ermöglichten, wobei die Benutzergruppen ignoriert wurden.


Ein anderes ist die "kreative Budgetierung" eines anderen Kunden. Am Ende jedes Quartals waren noch Restposten der genehmigten Budgets übrig, gleichzeitig gab es immer irgendwo anders eine Finanz-Lücke. Eine Umwidmung hätte einen bürokratischen Prozess mit ungewissem Ausgang erfordert. Um dieses Geld nicht zu verlieren (und um es zeitnah ausgeben zu können) wurde es offiziell wie geplant verwendet, inoffiziell aber von den Bereichsleitern zusammengeworfen und für andere Zwecke genutzt.


Sowohl die Vorteile als auch die Nachteile der informellen Organisation werden an diesen Beispielen deutlich: die inoffiziellen Prozesse sind deutlich schneller und flexibler als die offiziellen, ohne sie würde es immer wieder Phasen des Stillstandes geben. Gleichzeitig führen die Informalität und die mit ihr verbundene Intransparenz aber dazu, dass Berechtigungs-Vergabe, bzw. Budget-Verwendung nicht mehr ganzheitlich überblickt werden können.


Um die Vorteile sowohl der forlamen als auch der informellen Organisation zu behalten und gleichzeitig die Nachteile zu vermeiden kann es Sinn machen beide in Grenzen zu halten oder zurückzuschneiden. Dort wo es um Gesetze, Sicherheit oder globale Handlungsfähigkeit geht sollte auf den formalen Regeln bestanden werden, an allen anderen Stellen kann es dagegen Sinn machen der informellen Selbstregulierung zu vertrauen und auf offizielle (Detail-)Vorgaben zu verzichten.


Sowohl um sicherzustellen, dass gegen die verbleibenden Teile der formalen Organisation nicht verstossen wird, als auch um zu verhindern, dass ihre Ziele an anderer Stelle von der informellen Organisation nicht unterlaufen werden, ist eines wichtig: allen sollte klar sein warum es richtig und wichtig ist sich an die offiziellen Vorgaben zu halten. Das erfordert, dass sie gut (und im Zweifel mehrfach) erklärt werden. Passiert das kann es zu einer guten Balance von formaler und informeller Organisation kommen.


Ach ja, eines noch zum Schluss - ab und zu kommt jemand auf die Idee, dass man doch die informelle Organisation komplett abschaffen könnte und alle sich von jetzt an nur noch an die formale Organisation halten. Viel Spass beim Versuch das umzusetzen. Klappen wird es zwar nicht, aufregend und lehrreich wird es aber auf jeden Fall.

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